Cách dùng Notion đang được rất nhiều bạn trẻ, sinh viên và người đi làm quan tâm vì đây là một công cụ ghi chú, quản lý công việc cực kỳ linh hoạt. Với Notion, bạn có thể gom mọi thứ từ checklist việc cần làm, nhật ký học tập, tài liệu làm việc cho đến quản lý dự án chỉ trong một không gian duy nhất. Khi hiểu rõ Cách dùng Notion, bạn sẽ giảm bớt việc ghi chép rời rạc trên nhiều ứng dụng khác nhau và tối ưu thời gian mỗi ngày.
Cách dùng Notion cho người mới bắt đầu
Tạo tài khoản, workspace và trang đầu tiên
Cách dùng Notion cho người mới bắt đầu luôn bắt đầu từ việc tạo tài khoản và làm quen với workspace. Sau khi đăng ký bằng email hoặc tài khoản Google, bạn sẽ được chuyển vào một khu làm việc chung gọi là workspace, nơi chứa toàn bộ trang, cơ sở dữ liệu và ghi chú. Bạn chỉ cần chọn “New Page” để tạo trang đầu tiên, đặt tên theo mục đích như “Việc hôm nay”, “Ghi chú học tập” hay “Ý tưởng nội dung”.
Hiểu các khối (block) nội dung trong Notion
Một phần quan trọng trong Cách dùng Notion là hiểu khái niệm block vì mọi thứ trong Notion đều được xây bằng block. Mỗi dòng bạn nhập vào có thể là một block văn bản, tiêu đề, checklist, bảng, trích dẫn hay hình ảnh nên bạn có thể linh hoạt bố trí chúng theo ý muốn. Chỉ cần gõ dấu “/” là Notion sẽ gợi ý hàng loạt kiểu block khác nhau để bạn chọn và chèn rất nhanh.
Cách dùng Notion để ghi chú và quản lý công việc
Tạo hệ thống ghi chú rõ ràng, dễ tìm
Nhiều người tìm hiểu Cách dùng Notion vì muốn thay thế sổ tay giấy bằng hệ thống ghi chú số khoa học hơn. Bạn có thể chia ghi chú theo thư mục như Học tập, Công việc, Dự án cá nhân để không bị trộn lẫn. Trong mỗi thư mục, hãy tạo các trang con cho từng môn học, từng khách hàng hoặc từng chủ đề để khi tìm lại sẽ cực kỳ nhanh.
Lập to-do list và quản lý công việc hằng ngày
Trong Cách dùng Notion cho quản lý công việc, to-do list là tính năng gần gũi và dễ dùng nhất. Bạn có thể tạo một trang “Việc hôm nay” với các block checklist, mỗi dòng là một nhiệm vụ nhỏ cần hoàn thành trong ngày. Khi hoàn tất, chỉ cần tick vào ô vuông là nhiệm vụ đó được đánh dấu xong, tạo cảm giác rất “đã” và giúp bạn có động lực hơn. Nếu muốn chi tiết hơn, bạn có thể thêm hạn chót, link tài liệu liên quan hoặc chuyển nhiệm vụ sang dạng database để theo dõi lâu dài.
Cách dùng Notion nâng cao cho cá nhân và đội nhóm
Sử dụng database để quản lý dự án, lịch biểu
Khi tìm hiểu sâu hơn về Cách dùng Notion, bạn sẽ gặp khái niệm database – một dạng bảng thông minh giúp quản lý thông tin có hệ thống. Mỗi database có thể là danh sách công việc, bảng dự án, lịch xuất bản nội dung hoặc danh sách khách hàng với nhiều trường dữ liệu khác nhau. Nhờ khả năng lọc, sắp xếp và chuyển đổi chế độ xem sang dạng bảng, lịch hay bảng Kanban, Notion giúp việc quản lý trở nên trực quan và dễ kiểm soát hơn. Bạn chỉ cần tạo một database cho từng dự án lớn rồi chia nhỏ thành nhiều nhiệm vụ để không bị rối.
Chia sẻ trang, phân quyền và cộng tác nhóm
Một ưu điểm lớn trong Cách dùng Notion là tính năng chia sẻ trang để làm việc nhóm. Bạn có thể mời đồng nghiệp, bạn bè hoặc đối tác vào chung một workspace và phân quyền xem, bình luận hoặc chỉnh sửa cho từng người. Khi nhiều người cùng làm việc trên một trang, Notion sẽ cập nhật nội dung theo thời gian thực nên ai cũng thấy được thay đổi mới nhất. Điều này giúp giảm bớt việc trao đổi qua email rời rạc và tập trung mọi thông tin vào một chỗ.
Cách dùng Notion hiệu quả với mẹo và lưu ý thực tế
Tận dụng template có sẵn để tiết kiệm thời gian
Một bí quyết quan trọng trong Cách dùng Notion là sử dụng template để không phải xây trang từ đầu. Notion cung cấp rất nhiều mẫu sẵn như quản lý tài chính cá nhân, theo dõi thói quen, quản lý dự án hay bảng kế hoạch học tập. Bạn chỉ cần chọn template phù hợp rồi chỉnh sửa lại tên cột, nội dung và màu sắc cho hợp với phong cách của mình. Khi đã quen, bạn có thể lưu lại các mẫu tự tạo để tái sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau tại sevenam.
Thiết lập thói quen sử dụng Notion mỗi ngày
Hiểu Cách dùng Notion thôi là chưa đủ, điều quan trọng là biến nó thành một phần trong thói quen hằng ngày của bạn. Mỗi buổi sáng, hãy mở Notion để xem lại to-do list, cập nhật ưu tiên và thêm các việc mới phát sinh. Cuối ngày, bạn có thể dành vài phút rà soát lại những gì đã làm, đánh dấu hoàn thành và lên kế hoạch cho ngày hôm sau. Chỉ cần kiên trì vài tuần, bạn sẽ thấy tư duy sắp xếp công việc rõ ràng hơn và dễ kiểm soát mục tiêu dài hạn.
